E-Rechnung¶

Pflicht zur elektronischen Rechnungserstellung 👨‍⚖️¶

Mit der Einführung der E-Rechnung hat sich das gesetzlich definierte Rechnungsformat grundlegend geändert.

Bislang galt die Papierrechnung als Standard. Elektronische Rechnungen konnten zwar verwendet werden, setzten jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers voraus. Zudem bestand grundsätzlich ein Anspruch auf Ausstellung einer Papierrechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 ist für bestimmte Umsätze die E-Rechnung gemäß EU-Norm EN 16931 vorgesehen.
Papierrechnungen sowie unstrukturierte elektronische Formate (z. B. einfache PDFs) gelten seitdem nur noch als sonstige Rechnungen und erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Wann muss eine E-Rechnung ausgestellt werden?¶

Eine E-Rechnung ist erforderlich bei:

Inländischen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen
Unternehmen, die der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, auch wenn die Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei sind
Rechnungen mit einem Betrag über 250 € brutto
Rechnungen an Bundesbehörden – hier ist die E-Rechnung immer verpflichtend, auch bei Kleinbetragsrechnungen

Wer ist betroffen?¶

Da E-Rechnungen nicht nur ausgestellt, sondern auch empfangen und verarbeitet werden müssen, sind mittelbar alle inländischen Unternehmen betroffen, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen.

Daraus resultierende Pflichten¶

Unternehmen müssen sicherstellen:

Eine E-Mail-Adresse oder einen geeigneten Empfangskanal für E-Rechnungen
Software, um E-Rechnungen lesen, prüfen und verarbeiten zu können
Software oder Systeme zur Ausstellung von E-Rechnungen
Einen GoBD-konformen Archivierungsprozess für elektronische Rechnungen

Mögliche Strafen und Risiken¶

Bei Verstößen drohen unter anderem:

Nichtausstellung einer Rechnung: Geldbuße bis zu 5.000 € (§ 26a UStG)
Unterlassene oder fehlerhafte Aufzeichnungen: Geldbuße bis zu 25.000 € (§ 379 AO)
Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung: Schätzung der Besteuerungsgrundlagen für alle betroffenen Jahre (§ 162 AO)
Verlust des Vorsteuerabzugs

Übergangsregelungen¶

Ab 1. Januar 2025¶

Lieferanten dürfen E-Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers ausstellen
Unternehmen müssen daher eingehende E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und GoBD-konform archivieren können

Ab 1. Januar 2026¶

Verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz ab 800.000 €

Ab 1. Januar 2028¶

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen

E-Rechnungsformate¶

XRechnung¶

Die XRechnung ist eine rein strukturierte elektronische Rechnung für die maschinelle Verarbeitung.

Eigenschaften:

Reine XML-Datei (kein PDF)
Maschinenlesbar, nicht für die manuelle Ansicht gedacht
Gesetzlich definierter Standard in Deutschland gemäß EN 16931
Pflichtformat für Rechnungen an den Bund

Vorteile:

✔ Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen
✔ Optimal für Behörden und große Organisationen

Nachteile:

❌ Für Menschen nicht ohne Software lesbar
❌ Erfordert spezielle Viewer oder Buchhaltungssoftware

ZUGFeRD¶

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat (PDF + XML), das sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist.

Factur-X ist das internationale Pendant zu ZUGFeRD und technisch identisch in den neueren Versionen.

Eigenschaften:

Normales PDF-Dokument für Menschen
Eingebettete XML-E-Rechnung für Maschinen
Ein Dokument – zwei Nutzungsmöglichkeiten
Weit verbreitet im B2B-Bereich

Vorteile:

✔ Lesbar für Menschen
✔ Automatisch verarbeitbar für Systeme
✔ Geeignet für Geschäfts- und Privatkunden

Nachteile:

❌ Etwas komplexer in der Erstellung

Weitere Informationen: Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)

Vorteile der E-Rechnung¶

Für Unternehmen:
Automatisierte, schnellere und fehlerärmere Rechnungsverarbeitung
Für den Staat:
Standardisierte Rechnungsübermittlung (z. B. über PEPPOL, Pan-European Public Procurement OnLine) zur Reduzierung von Umsatzsteuerbetrug und perspektivisch zur Echtzeit-Umsatzsteuererhebung (geplant ab ca. 2030)